Dieser Überblick dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.
Wer ist verpflichtet?
Öffentliche Stellen des Bundes, der Länder und der Kommunen – etwa Ministerien, Behörden, Städte, Gemeinden, Landkreise und Hochschulen sowie viele Einrichtungen, die überwiegend öffentlich finanziert oder gesteuert werden. Sie müssen ihre Websites und mobilen Anwendungen barrierefrei gestalten. Dazu gehören auch die Dokumente, die dort zum Download angeboten werden – also in aller Regel PDF-Dateien.
Die wichtigsten Regelwerke
Richtlinie (EU) 2016/2102
Die europäische Richtlinie über den barrierefreien Zugang zu den Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen. Sie ist der Ausgangspunkt für die Regelungen in Bund und Ländern.
BGG und BITV 2.0 (Bund)
Das Behindertengleichstellungsgesetz und die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung setzen die Richtlinie für die öffentlichen Stellen des Bundes um.
Landesrecht
Für Landesbehörden, Kommunen und Landeshochschulen gelten die jeweiligen Landesgesetze und -verordnungen. In Hessen sind das insbesondere das Hessische Behinderten-Gleichstellungsgesetz (HessBGG) und die Hessische Verordnung über barrierefreie Informationstechnik.
EN 301 549 und WCAG
Die harmonisierte europäische Norm EN 301 549 konkretisiert die technischen Anforderungen. Für Web-Inhalte und Dokumente stützt sie sich auf die Erfolgskriterien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) der Stufen A und AA.
PDF/UA – ISO 14289
Der internationale Standard für barrierefreie PDF-Dateien („Universal Accessibility“). Er legt fest, wie ein PDF technisch aufgebaut sein muss, damit assistive Technologien es zuverlässig verarbeiten können. Verbreitet ist PDF/UA-1 (ISO 14289-1); mit PDF/UA-2 (ISO 14289-2) gibt es seit 2024 eine Fassung für PDF 2.0.
Gilt das auch für ältere PDFs?
Die EU-Richtlinie nimmt Dateiformate von Büroanwendungen – also etwa PDF- oder Word-Dateien – aus, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden. Das gilt allerdings nicht, wenn diese Dokumente für aktive Verwaltungsverfahren benötigt werden, zum Beispiel aktuelle Formulare, Satzungen oder Prüfungsordnungen. Dokumente, die seit diesem Stichtag veröffentlicht wurden, müssen barrierefrei sein.
Wie die Ausnahmen im Detail ausgelegt werden, kann landesrechtlich unterschiedlich geregelt sein. Eine Bestandsanalyse hilft zu klären, welche Dokumente zuerst an der Reihe sind.
Die Erklärung zur Barrierefreiheit
Öffentliche Stellen müssen auf ihrer Website eine Erklärung zur Barrierefreiheit veröffentlichen. Darin benennen sie auch die Inhalte, die (noch) nicht barrierefrei sind – PDF-Dokumente stehen auf dieser Liste besonders häufig. Jedes Dokument, das barrierefrei aufbereitet wird, macht diese Liste kürzer.
Und was heißt das für Ihr Dokument?
Welche Anforderungen konkret gelten, hängt von Ihrer Einrichtung, der Dokumentart und dem Veröffentlichungszeitpunkt ab. Wir legen den Zielstandard deshalb zu Beginn jedes Auftrags gemeinsam mit Ihnen schriftlich fest. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsabteilung oder an die zuständige Landesstelle für barrierefreie Informationstechnik – in Hessen ist das das LBIT (Landeskompetenzzentrum Barrierefreie IT).